Hela vår kultur har koncentrationsproblem. Världens smartaste individer lägger all sin tid på att få oss att sluta arbeta och istället klicka runt i flöden. Detta ställer höga krav på oss som individer att klara av att fokusera.
Att vi överhuvudtaget får något gjort är ett smärre under med tanke på alla distraktioner som lurar i våra arbetsredskap. Men det är bara i koncentration och fokus som det går att uppleva sann arbetsglädje. Vad är flow för något annat än perioder av koncentration på något som vi behärskar och gillar.
Därför är några minuters meditation innan arbetsdagen ett underbart sätt att förbereda sig för dagens utmaningar. Att fokusera på andningen, ett mantra eller föremål stillar sinnet. Meditation kräver övning, men är i grunden enkelt.
Men någonstans måste vi acceptera att det är svårt att koncentrera sig. Genom att anpassa vårt arbete utifrån att vi enkelt blir distraherade och sällan kan koncentrera oss längre än femton minuter har effektivitetsexperten Barrie Davenport tagit fram fem enkla steg för att bli effektivare:
1. Sätt upp 3-5 dagliga mål. Sätt upp 3-5 målsättningar varje dag som är möjliga att genomföra. Om dina överordnade lägger på dig mer arbetsuppgifter än som är möjligt att klara – kommunicera detta tydligt men utan gnäll.
2. Sätt realistiska tidsplaner. Bestäm hur mycket tid varje målsättning realistiskt ska ta att genomför. Lägg sedan till 30-60 minuter extra per arbetsdag
3. Avlägsna distraktioner. Innan du påbörjar en uppgift bör du ta bort allt som kan störa dig. Stäng ner onödiga flikar i webbläsaren, stäng av telefonen och rensa ditt arbetsbord från allt som kan störa koncentrationen.De flesta av oss behöver inte vara nåbara 24/7. Om du arbetar i öppna kontorslandskap kanske du har möjlighet att sätta dig i ett konferensrum.
4. Raster och belöningar. Bryt ner din uppgift i 15 minuters intervaller och ta sedan 5 minuters paus och belöna dig själv med något som inte lockar dig bort från uppgiften. (Ingen e-post, telefon eller texter). Mellan varje uppgift kan du äta eller kolla mejl.
5. Följ upp uppgifterna. Efter att du genomfört dagens alla uppgifter går du igenom dem igen. Här finns utrymme att förbättra resultatet ytterligare. Om du fortfarande har tid kvar av din arbetsdag, välj en ny uppgift som du genomför på samma sätt som ovan. Genom att välja färre uppgifter och verkligen koncentrera dig på dem kommer du att bli mer produktiv både i arbetslivet och privatlivet. Du upplever också en större kontroll och mindre stress.
6. Ta kontroll över mejlboxen. Det är dessutom livsviktigt att ta kontroll över din mejlbox och sociala medier. Mitt förslag är att du bara kollar mejlen vid 2-3 tillfällen per dag. Undvik att göra det direkt när du börjar arbeta på morgonen. Detta är de värdefullaste arbetstiden på dagen och bör användas åt de mest kreativt krävande uppgifterna. Du behöver inte svara på alla mejl. Många människor missbrukar mejlen och fall inte i den fällan. Mejl som går att åtgärda direkt – åtgärda dem direkt. Mejl som kräver större arbetsinsatser lägger du upp på göra-listan.
7. Ta kontroll över sociala medier. Sociala medier är kul och dessutom en viktig marknadsföringskanal för dig personligen och de företag och projekt du arbetar för. Men på samma sätt som du begränsar tiden du ägnar och mejl bör du lägga in speciella tider för sociala medier.
8. Morgondagens uppgifter. Innan du slutar för dagen är det smart att skriva ner morgondagens utvalda uppgifter. Då kan du snabbt komma in i arbetet dagen efter.
Sist men inte minst. Att bli mer produktiv innebär inte att du ska ägna tiden du sparar in till mer arbete. En hel människa arbetar, umgås med familj och vänner, motionerar, läser och tänker.
